人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。人事档案制度是具有我国特色的一项制度。
首先，哪些人有人事档案呢？
1.曾被全日制中专（含技工）以上院校正式录取，并完成学业的人员；
2.曾与企业签订劳动合同，被正式录用为员工的人员；
3.曾被正式录用为公务员、事业单位工作人员等有编制的人员；
4.参加企业职工养老保险的人员。
我国人事档案在管理上，对保密、安全要求比较高，所以大家普遍感觉人事档案比较神秘。其实，人事档案只是对个人信、息进行管理的一个工具。目前，毕业生中有一种比较普遍的现象是对档案不了解，也不关心；甚至已经毕业几年，但档案还放在学校；还有的将档案放在家里，更甚者档案早已丢失，似乎“档案没什么用了”。其实不然，现在给大家揭秘一下人事档案到底有什么用处。
对单位而言：
1.核实个人信息。比如：姓名的用字，是否有曾用名；性别；民族；出生年月，记载是否一致；参加工作时间，从哪年哪月哪日开始；什么学历，哪个学校毕业；什么时候入团、入党；工资待遇；奖励情况；处分情况等等。
2.升学录取的参考依据。比如高考录取的时候，是要调阅个人人事档案的，如果符合条件，人事档案会转递到新学校。
3.晋升提拔的政审依据之一。在体制内，不管是公务员、事业单位还是国企，晋升提拔的时候，政审的重要一项就是要审查个人人事档案，审查人事档案中的年龄、工龄、党龄、学历、工作经历及个人身份，如果存在记载存疑，将直接影响提拔。
4.为到达退休年龄员工，办理退休手续的依据。员工到达退休年龄了，要给员工办理退休手续，必须带档案到相关部门进行审批。相关部门将对年龄、参加工作起始时间，工作的连贯性，养老，养老保险缴纳情况进行一一核实，确定无误，才能办理退休审批手续，开始发放养老金。
对个人而言：
1.开具个人信息变更证明的依据。如户口本上姓名用字有误，或户口本上要加上曾用名，需要变更或添加，早期的人事档案记载就成为了非常重要的依据。
2.升学录取的依据。目前来说，高考肯定会用到，硕士研究生、博士研究生录取都会用到。
3.核对养老保险缴费是否正确的依据。根据人事档案中对参加工作情况及工作关系变动情况的记载，来核对养老保险缴纳情况是否合理，如果存在漏缴，会影响退休时的养老金待遇，要及时进行补足。
4.房产继承开具家庭成员情况证明的依据。老人房产进行继承时，老人有几个子女、分别是谁，需要由相关部门出具证明，才能办理所有人变更手续。居委会往往以不了解情况为由，不予出具证明。个人只好找老人原所在单位出具证明。其实工作单位也不一定了解个人的家庭情况，一般都以个人人事档案原始记载为依据开具证明。
5.个人办理退休手续的依据。目前我国的情况是，没有人事档案，就不能办理退休手续。根据我国基本养老保险制度的变革情况分析，至少25年内这一政策不会变化。所以在发生工作单位变动的时候，一定要关注自己人事档案的转递情况。
6.其他证明开具的依据。关于个人信息的证明，如果其他渠道都没有办法解决的话，不妨尝试一下根据人事档案记载来开具。
总的来说，目前这个阶段，人事档案对单位和个人来说，都是非常重要的信息资料。
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