人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、道德作风等个人情况的文件材料。它们起到凭证、依据、参考的作用。一个人转正、申报职称、办理养老保险、出具考研等相关证明都需要。人事档案制度是具有中国特色的制度。
首先，哪些人有人事档案呢？
1.被正式录取为全日制中专(含技工)以上学历并完成学业的人员；
2.与企业签订劳动合同并被正式录用为员工的人员；
3.已正式录用为公务员、事业单位工作人员等。
4.参加企业职工养老保险的人员。
在我国的人事档案管理中，对保密和安全的要求比较高，所以人们普遍感觉人事档案比较神秘。其实人事档案只是一个管理个人信息的工具。目前毕业生中普遍存在的一个现象是不了解也不关心档案。甚至毕业好几年了，但档案还在学校；他们中的一些人把文件放在家里，更有甚者，文件已经丢失了。似乎“档案没用”。其实现在人事档案有什么用？
对单位而言：
1.验证个人信息。比如：名字的字，是否有以前的名字；性别；民族；出生日期，记录是否一致；工作时间，从哪年哪月哪日开始；什么学历，哪个学校毕业的；什么时候入团入党；工资待遇；奖励情况；秉性等等。
2.高等教育录取的参考依据。比如高考录取，你要看个人人事档案。如果符合条件，人事档案会转到新学校。
3.政治审查为晋升的依据之一。在体制内，公务员、事业单位、国企晋升时，政审的一个重要环节就是审核个人人事档案，包括年龄、工龄、党龄、学历、工作经历、个人状况等。如果记录有任何疑点，直接影响晋升。
4.对于达到退休年龄的员工，办理退休手续的依据。员工已经到了退休年龄。为职工办理退休手续，必须携带本人档案到有关部门审批。有关部门将逐一核实年龄、工作开始时间、工作连续性、养老金、养老保险缴纳情况，确认无误后，方可办理退休审批手续，开始发放养老金。
对个人而言：
1.签发个人信息变更证明的依据。如果户口本上用的名字错了，或者户口本上需要加上以前的名字，需要更改或者增加，人事档案的前期记录就成为一个非常重要的依据。
2.接受高等教育的基础。目前高考肯定会用，用于硕士和博士的录取。
3.检查养老保险缴费是否正确的依据。根据人事档案中参加工作和工作关系变动的记录，查看养老保险的缴纳是否合理。如有遗漏，影响退休时的养老金待遇，应及时补充。
4.出具家庭成员房产继承情况证明的依据。老人继承房产时，老人有几个孩子，是谁，需要相关部门证明，才能办理业主变更手续。居委会往往以不了解情况为由拒绝开具证明。个人得找老人原单位开证明。其实工作单位不一定了解个人的家庭情况，一般是根据个人人事档案的原始记录开具证明。
5.个人办理退休手续的依据。我国目前的情况是，没有人事档案，无法办理退休手续。根据对中国基本养老保险制度改革的分析，这一政策不会因at而改变
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