第一,请告诉我贵公司的生活环境。
作为ISO9001:2015审核开场第一个问题,主要围绕标准第4.1条进行。该标准使用重量级术语环境,但很容易被询问组织内外的成功因素所取代。在高级管理人员或领导质量管理体系之前,关于环境的问题通常被称为管理者代表。然而,该标准提供了一些指导,即组织环境的内容必须包括您组织的预期意图、战略、内外情况和质量管理体系的目标。许多组织可能会使用一个组织SWOT分析(优缺点、机会和威胁)以帮助识别周围环境,但这不是必要的。组织获得的信息将作为风险分析的关键输入。
(注:不是每个人都能理解环境这个术语。你必须准备好与被审查方讨论概念和描述什么是ISO9001:2015真正想要的)
第二,问谁是你的相关方,他们有什么要求?
相关方的内容是遵循环境后的内容,涉及标准中4.2的部分。相关方也是风险的关键输入。术语相关方听起来有点高,其实说白了就是利益相关者。请记住,聪明的审计师通常使用只能理解的语言来取代标准中晦涩难懂的专业术语。典型的相关方包括员工、客户、供应商、公司股东、债权人、邻居和监管机构。作为一名审计员,您必须确认被审计方对相关方的识别范围是否合理。在审核过程中与被审核方讨论相关方,应是一种很好的审核手段。你应该询问相关方,并与被审查方讨论他们的想法和期望。如果你在审核前做了一些准备,你就会知道他们对相关方的调查是否充分。这给你带来了一个重要的准备阶段:你必须在审核15版的前期做更多的准备。为什么?因为只有这样才能了解组织的环境和利益相关者。如果你不提前做作业,你如何评估他们的答案是否准确和真实?
第三,询问确定了哪些风险和机会,如何应对这些风险和机会?
被认为是风险和机会ISO9001:2015的根本。不少于13个条款直接提到了风险和机会,风险和机会直接连接了标准要求。如果组织在识别风险和机会方面做得不够,QMS无效。审计员应验证风险和机会,包括影响预期结果的因素,防止问题再次发生,并促进改进。一旦确定了风险和机会,就必须计划解决这些问题的措施。ISO9001:2015没有特别提到优先考虑哪些风险和机会,但标准鼓励组织进行风险分类。因为风险和机会是无限的,但资源不是。
第四,为实现预期目标制定了哪些行动计划?
可测量的质量目标早已是ISO在9001的一部分,新标准要求对质量目标建立目标管理计划(行动计划)。该方案应具体、可操作,实施方案、资源、职责、时限和结果评估。审计员应仔细调查计划在整个组织中的实施情况,以及不同阶层对计划的贡献。例如,员工应该熟悉计划,他们应该知道如何为目标做出贡献。
第五,询问如何将质量管理体系融入组织的业务流程?
换句话说,你是怎么用的?ISO9001:2015帮你管理公司?这应该直接问公司高层(见条款5).1.1c),这是一个非常发人深省的问题。这意味着ISO9001已经从质量管理体系演变为战略管理体系。它不再仅仅是确保产品或服务符合要求,而是涉及到组织业务运作的各个方面。还记得条款4.1和4.4.2的内容吗?新标准要求组织了解内外环境和相关方面临的风险和机遇。这些概念涉及到组织的各个方面,这正是ISO想展示的9001:2015。高管应该能够清楚地表明如何使用质量管理体系来管理其目的和预期意图,而不仅仅是通过外部审计ISO9001质量管理体系认证证书。
问你如何管理变更?
这个主题出现了很多次ISO9001:2015标准围绕条款6.展开3(变更策划)。在这里,我们需要确定即将到来的变化,并制定应对计划。会发生什么变化?事实上,变化无处不在,几乎一切都会改变,我们可以想到:新产品介绍、产品特点要求或工艺条件变化、工艺、设备、工具、人员、法规要求等,可以提出很多方面。审计人员应当对组织发生的变更进行审查,并寻求证据证明变更得到有效识别和积极响应。广州信能ISO9001认证认为有些子条款如8.5.六中提到了应策划如何应对变更。在这里,审计员将寻求记录来确认变更符合要求,评估变更结果,授权变更和必要的后续行动。
第七,问如何获取和使用知识。
ISO无论成功还是失败,9001:2015要求组织学习自己的经验。项目总结、工作总结、员工会议、客户评、员工会议、客户评估、数据信息审查、客户意见反馈等。无论组织如何获取知识,这个过程都应该是清晰和系统的。还应维护和分享知识。听起来像是它会被文件化到某个地方,的确,你的想法是完全正确的。审计的一种方法是询问最近组织的失败或成功案例。问组织如何从中学习经验,使其更加成功?这就是所谓的将原始信息转化为真实知识,这也是组织最难实现的事情之一。
当然,以上七个问题绝不是你在外部审计中要问的唯一问题。他们只是提问的开始。这里甚至没有提到管理评审、纠正措施、改进等,这些都是企业有效的ISO9001质量管理体系认证的关键。但这七个问题确实涉及到新标准的几个主要方向。
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