参会证制作(会务流程指南，收藏备用)

会务工作千头万绪，环节多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。探索工作中的会务工作流程，可以使复杂的会务工作简洁、清晰、高效。

01计划会前准备

会前准备是做好会议工作的基础和前提，要精心协调会议的全过程和各个环节，提前规划可能出现的问题。

(一)制定计划

会议计划是组织会议的总体安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参与者、主要议程、会议任务和职责分工。会议计划应简洁明了，具体明确，可操作性强，并报有关领导审批。会议计划确定后，主办部门应召集有关部门召开会议工作协调会议，协调各部门按照计划要求履行职责。

(二)明确任务

会议筹备阶段主要有以下任务：

1.起草会议通知。
会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、登记时间和地点、参与单位、登记要求、联系人姓名和电话号码等。会议通知要求准确、清晰、简洁，特别是时间、地点，时间一般应注明月，不能使用明天、后天等容易混淆的词：会议地点应准确到具体楼层、门牌号，如：××办公楼六楼第三会议室。

2.发出会议通知。
会议通知包括电话、短(微)信、书面和内网邮件，可根据情况选择或同时使用。发出通知必须注意：一是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。第二，负责确保会议通知及时送达参与者。对于书面通知，应制作签字登记表，并签字确认每份通知的发出。发送电子邮件时，应保留收据。通过短信和微信发送，接收者应及时回复。

3.落实与会者。
统计汇总会议请假人员名单，必要时核实请假情况。仔细检查参与者名单，确保无差异，并打印纸质请假者名单，及时向参与者或会议主持人报告。

4.协调出席领导。
根据会议要求，领导应以面对面报告、电话、短信、微信等方式出席会议。重点提醒领导会议的时间、地点、主要参加(部门)的人员和议程。会前约1小时提醒领导会议时间。

5.预订会议室。
会议时间确定后，应立即联系物流、物业等会议室管理服务部门，预订会议室，并请物业服务人员协助做好清洁、桌椅摆放等准备工作。如有外部单位人员参加，应提前制作指导牌。

6.编印会议须知。
对于省级业务工作会议、全行干部职工会议、年中工作会议等大型会议，应准确、清晰、周到、简洁。主要内容包括：会议纪律要求、时间表、工作和休息时间、参与者名单、小组名单、住宿或公交安排、值班电话、会议工作人员名单、联系方式、注意事项等。

7.制作会议文件。
代表证、出(列)席证、出入证、工作证、车辆通行证等证件按会议要求制作。文件制作应结合会议的主题和内容，遵循美观大方、经济适用的原则，易于识别、管理和安全。

8.场地布置。
主要是指主席台及附属设施的布置。总体要求是规范和谐、庄重大方，与会议主题和内容一致。一是合理布置主席台。主席台是会场的重点和中心，体现了整个会议的风格和氛围，是会场布局的重点。综合考虑会议性质、台上就座人数、领导出入方便、主席台大小等因素。二是附属设施调试。主要有音响、照明、投影设备。根据会议需要安排适量的麦克风，并将其放置在适当的位置，并逐一提前测试声音，以确保每个麦克风都能正常使用。需要播放音乐的要提前试播，最好备份，确保万无一失。检查会场照明灯是否损坏，如有损坏，需提前修理更换；提前准备摄像头和麦克风电源。提前预演一次投影演示，并根据需要及时调整灯光。

9.制作和放置桌签。
根据最终确定的参与者名单制作桌签；仔细检查桌签，防止遗漏、重复和错别字。根据文明礼仪手册等规范，合理安排与会者的座位。桌签摆放完成后，应及时制作会场座位图，打印后放置会场，方便查阅。

10.组织调度会议用车。
根据会议需要借用或租用车辆，并安排专人负责车辆调度，统计和清点乘客，防止迟到和遗漏。当车辆较多时，应对车辆编号和分组，以便于调度。

11.安排新闻报道。在需要新闻报道的会议上，要提前联系宣传部门或新闻单位，在会场安排新闻宣传人员座位，协调衔接。

12.分发会议材料。
会议材料要列表登记，发放时要逐一登记，不漏一份，多一人。可在会前通知参会单位(人员)提前领取，也可在会场签到时一起发放，或提前放在参会人员座位上。对于放置在主席台上的材料，要从头到尾检查顺序和页码，摆放整齐，确保不出错。对涉密文件，应严格按照有关保密规定登记，并按保密规定及时收回或提醒流通保存，防止泄密。

(三)分工落实

制定会议计划后，根据计划分解任务，协调分工，明确责任人，规定完成任务的期限，落实分工，在会议开始前进行全面自检，确保安全。

细化会议服务

会议工作是指从会议报告到会议结束的工作。会议工作不是小事，周到细致是会议服务工作的基本要求。会议服务工作复杂琐碎，情况不断变化，必须注意细节，细致。

(一)组织会议报告

会议登记主要包括人员身份确认、登记、按会议要求发放信息、提醒注意事项等。要快速准确，热情周到，耐心细致，井然有序。

(二)签到会议

安排专人打印签到表签到表，提醒与会人员签到，做好与会人员的清点和登记工作，实时掌握与会人员的情况，并根据情况电话督促与会人员及时到达。会议开始后，要统计汇总出席人数，登记迟到、缺席人员名单。

(三)维护场馆秩序

会议期间，安排专人值班，维护会场内外秩序。一是实时监控响、灯光等情况进行实时监控，及时解决问题。二是及时提醒和制止不遵守纪律的行为，如大声喧哗、随意行走、接听电话等，防止无关人员进入会场。三是提醒会场服务人员及时供茶。第四，在需要向主席台上的领导或会议主持人报告特殊情况时，应采取适当的方式灵活处理，努力减少对会议的干扰和影响。

03会后总结要实

会后工作是会议工作的重要组成部分，是保证会议质量、达到会议效果的重要环节。为了进一步优化会议工作机制，提高会议效果，议精神的落实，进一步优化会议工作机制，提高会议效果。

(一)返程服务

协调组织与会者会后服务，必要时协助联系交通工具或订票，妥善安排因工作需要暂留的个人住宿。

(二)材料归档

会议结束后，应及时收集会议计划、通知、简报、演讲材料、领导演讲、视听材料等相关材料，并按规定备案备查。同时，要按照保密要求，需要回收的会议材料进行逐一清点、登记和回收。根据需要发布会议简报或信息，起草会议纪要，发布领导讲话等。

(3)会后总结

每次会议结束后，要及时、客观、准确地总结。系统梳理和分析会议工作的成功经验和存在的问题和不足。特别要注意收集整理与会者对会议的意见和建议，为今后进一步完善会议工作提供参考。同时，会议决定的处理应纳入监督工作，确保会议精神的及时落实。

除了在程序上力求完美外，还要求会员不断提高自身素质。

一是统筹全局的意识。
会议任务繁重，要求高，涉及面广。会议人员需要牢固树立全局意识，协调参与部门和会议各环节的联系和实施，规划每一个细节，确保会议组织周到、高效、有序。

二是灵活应变的能力。
会议工作有许多不可预测的因素，需要会议人员建立适应意识，提高适应能力，及时妥善处理各种临时紧急情况，确保会议的成功。

三是认真负责的品质。
会议工作琐碎、繁重，涉及多个环节，任何小错误都可能造成很大的影响，所以会议人员必须有高度的责任感，充分发挥热情和主动性，认真、平台，掌握每一个环节，做每一个细节，使会议有序、顺利完成。

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