律师事务所工作证书样式图：律师的工作习惯 - 文件格式及排版

律师的工作习惯-文件格式及排版

AutoDocs创始人

作为律师工作成果的展示，文件不仅要保证内容的专业性，还要体现格式的专业性。这里的专业性不仅体现在格式的统一上，也体现在格式的美上。同时，最基本的底线之一是没有错误。这不仅是律师应该具备的基本专业素质，也是客户支付高额律师费的责任。我以前去研究过Lipton在早期的出版文章中，一些手稿首先看到了过去的排版混乱（可能是由于当时的技术限制），甚至还有typo，突然，人们对阅读失去了兴趣。

虽然不同的律师事务所和团队会根据习惯和审美对文件格式有不同的要求，但他们通常需要保持相对统一的标准。结合我在过去工作中从不同内外文件中总结的文件格式原则，我总结了以下主要关注点，并与您分享，enjoy：

每个律师事务所或团队通常都有自己的文件命名规则，没有绝对的优缺点，只要管理方便。但一般来说，一些基本元素，如时间、项目名称、文件名称、作者、版本等，如下：

201801119_项目名称_标题_律师事务所简称(对外发文件时应加)_修订/清洁稿/初稿(此类后缀根据文件添加或删除)_作者简称_V1/V2(如果同一天有多个修改版)

这样命名的好处是以后找文件的时候要根据时间、项目、文件类型等维度通过Wox或Everything快速查找文件。详见本文。

加粗居中，字号随文件不同而不同（看标题文字的多少和长短）。

第一级标题加粗；

二级标题：加下划线；

第三级标题：无任何修改。

1.字体：一般为宋体或楷体。

英语和数字：

1.字体：一般为TimesNewRoman；

2.标点符号：在英文文件中，句子之间通常有两个空字符（易读）。当句子结尾有句号的词（如etc.)，不需要加句号。同时要注意中英文字符的区别(中英文在句号、逗号、引号等符号上不同)，不要混用。

Tips：

设置字体时，CTRL A在开始栏中点击红色框中的图标

对话框弹出后，先设置中文字体，再设置英文字体，再选择确定。

此时选定的文字格式是宋体适用于所有中文，而TimesNewRoman字体只适用于英文和数字符。

1.不同文件的字号不同，文本一般为小四或五号。

2.尽调报告表中的字号一般为5号。

1.单倍行距，段后1行。

Tips：

设置行距时，开始-点击段落栏中的红色框图标

之后弹出对话框(见下图)，然后选择单倍行距，选择段后1行，然后选择确定

2.如果是中英文翻译，一般是中文对应的一段翻译，中文段落与相应的翻译段落之间没有间距(英文翻译也是如此)。

1.首先点击段落-选择大纲级中的标题级别，然后点击引用-自动生成目录(前提是标题已相应设置大纲级)。

2.需要调整目录时，右击目录，选择更新域(只更新页码或全部更新目录)。

1.中文文件序号级别为:1、(1)、(1)和①(有的律师事务所也会采用国家标准公文格式的规定)。

2.一般使用英文文件1，(a)，(i)等待英文编号。

3.无论是中文还是英文，对于尽调报告、交易文件等文还是英文，使用1，1.1，1.1.1此种编号较多。

4.采用自动编号功能，省时省力，修改方便。

1.根据文件内容选择页面布局-纸张方向-横向或纵向。

2.如果同一文件需要同时使用纵向和横向，则应相应分段。

1.点击页面布局-添加或删除水印。

2.如果文件是讨论稿，通常会添加讨论稿或讨论稿DRAFT水印；如果文件是初稿，通常会添加初稿水印，机密文件也会添加类似机密的水印(添加水印原则:根据文件的内容和性质而变化)。

中文首行缩进2字符，或与下一级标题对齐，或不缩进(全文统一)，英文首行一般不缩进。

使用对齐和标尺

1.注意各级标题对齐，所有正文段落对齐(使用两端对齐时，请注意每段两端对齐，豆腐块美观)。

2.点击视图-使用标尺以确保文档对齐（使用标尺）ALT键可以更准确地调整，以确保对齐)。

格式刷是一种非常方便的调整工具。调整格式后，可使用格式刷保持格式一致。

请参见格式刷的位置。当然，我建议使用格式刷的快捷键

Shift ctrl C复制格式；Shift ctrl V粘贴格式

1.文件中通常有定义词，定义词通常是括号和引号，加粗或加下划线，例如，XXX有限公司(买方)或(买方)应注意文件中定义词语使用的一致性。

2.如果很多人同时在文件上工作，请注意相互协调，避免后续返工不及格或无法统一。

1.点击页面布局-“分隔符”-“分页/节符”。

2.分页符可以保证上一页文档的变化不会导致下一页文档的变化，主要用于文件文本和附件之间。以尽职调查报告为例，分页符应插入封面/主页、序言、重大问题摘要、文本和附件，使部分内容的调整不会影响其他部分的格式变化。

3.便于调整页眉/页脚。

页眉/页脚

1.点击插入-页眉/页脚/页码。

2.页眉：文件通常在页眉右上角写明文件的用途XX年XX月XX日稿（注：XX年可能不写，视情况而定)、私人文件严格保密等字样；此外，律师事务所出具的文件的页眉左上角会添加尽调清单等。LOGO(视情况而定)。

3.页脚：文件页脚一般只有页码，页码底端一般在中间。

(1)只有文件1-2页面时，一般没有页码。

(3)签名页:无页码，页脚通常会写《XX》签名页。

孤行控制与下一页相同

1.点击段落-换行与分页-在孤行控制和与下一页同页之前画钩。

2.该工具的目的是使文件中的标题与相应的内容不完全分开，否则读者只能在前一页看到标题，而不能一眼看到标题的详细分析reader-friendly。

3.交易文件的最后一段也应与下接签字页相同。

4.从写第一稿开始，每一份长文件都要这样操作，避免审查员来回修改，浪费时间。

1.点击插入-“表格”。

2.当涉及股权、名单、合同、知识产权信息等时，甚至签字人都会根据情况使用表格。

3.标题:表格第一行/标题排列，粗居中；当表格长时间跨页时，选择标题行，右击，点击表格属性，在每页顶部以标题行形式重复出现前勾选，确保每页表格都有标题。reader-friendly。（此外，团队的习惯是标题行会设置颜色，一般为5%浅灰）。

4.表格中的内容一般是中等的，但也会根据情况选择左对齐或右对齐(如金额)。

5.另外，为了美观，可以根据情况右击所选表格，点击单元格对齐选择水平居中。

6.表格中行距一般为单倍，段后通常不空行；字体一般为五号。

7.请注意，在同一文件中，所有表格的宽度应相同，通常与文本相同。

8.表格要注意整体美观和内容充实。

1.一般用表格写签字方，然后选择表格，右击选择无边框。这主要是为了美观，也很容易调整签字方。

2.对于协议或决议等正式文件，考虑到修改的便利性，一般签名页面应与主文本分开，不包括页码、日期等容易因修改而变化的人，通常在签名页面的脚上写着《XX》签名页。

查找和替换

1.点击查找/替换。

2.请使用搜索和替换来检索定义词的一致性。

股权结构图

1.建议使用Powerpoint或更先进的软件制作（word非常不方便)；保存图片时建议选择PNG保证图像清晰度的格式；在word插入图片时，可以用设置透明色将底色变成透明色，以免遮挡水印(如有)。

2.点击插入-文本框/形状。

3.尽量保证同一股权结构图中文本框的大小一致。

4.应居中显示文本框内容。

5.如果是股权关系，如果是拟进行的事项或VIE在架构、债权关系等方面，为虚线加实心箭头()，当结构图中的法律关系较多时，应在下面标注每个箭头的代表意义。

6.股权比例等箭头上的标注内容：字号比其他内容小2个字号；右击设置底部和无边界。

7.最后，组合所有文本框和箭头线，单击CTRL同时，选择本框、箭头或线条，右击组合，便于整个股权结构图的一致调整。

修订制作比较版

1.点击审-修订/比较。

2.内部校对文件和修改客户发送的文件需要使用修改格式，并根据情况制作比较版本，以便读者一目了然地了解修改情况。

3.当对方发送修改交易文件时，无论是否发送与上一稿的对比版，都应重新制作与相关版本的对比版，并在第一时间发送给客户，复制项目组成员，并在电子邮件中表示我们已经收到了XX发来对XX为了方便贵司的审查，此附显示反馈意见XX我们将同时审查版本的对比版本，并尽快反馈相关意见或类似意思。

4.文件发出时，修订版本发出时，也会发出清洁版本。

1.点击引用-插脚注。

2.请注意：插入脚注后，使用第一行脚注TAB按钮，然后使用标尺(可以按住)Alt微调键)将第二行及以下内容与第一行对齐，并与文件正文的第一行缩进和各级标题对齐。

根据情况，可以使用插入-除固定日期出具的文件(尽调报告或法律意见书等)外，日期和时间的方式确保文件出具的时间是最新的，不会手动更新。

文件初稿完成后，应有足够的信心确保文件的完善和准确性。如果不能保证多次检查和调整，初稿的标准应相当于最终版本（包括格式）的标准。不要把低级或力所能及的错误留给下一个人。

除逻辑、语法或拼写检查外，还必须要求另一个人校对文件。基本信息包括名称/名称、硬数据、原始材料中包含的信息等不能更改的客观信息。

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