国际商务单证员证(单证制作及问题处理)

文件的制作和问题处理

一、外贸单证的类型和使用

在外贸实践中，文件的生产和出具人通常有出口商、出口商业检验机构、货运公司和进口商，一般规定为英语或中英文比较。

外贸常见文件有:国际商务文件员证

1、合同（CONTRACT）

2、发票（INVOICE）

发票必须注明发票号码（自行制定）和发票时间。可根据需要一式多份，由若干正本和副本组成的，应注明ORIGINAL”、“COPY”字样。

通常有发票的末端E.&O.E.字样意味着有错当查，即发票如有错漏，可更改。

与外贸发票相对应，性质相同，主要用于说明货物的包装情况，如名称、数量、包装方法、毛重、体积等。根据产品类别的需要，您也可以添加其他详细的说明，如净重量。风格与发票相似，但不需要注明商品的价值。通常也需要一些原件和副本。样品见样品3。

为了防止国际货物运输中可能发生的损坏，贸易商通常为一些价值较高的货物申请保险。

保险公司根据保险类型开具保险单，作为货物文件之一。

海运货物保险分为基本险和附加险两类。

投保时，投保金额一般为CIF加上10%的加成。保险费的计算公式如下:国际商务单证员证

不需要先计算保险费，可以直接根据已知情况计算CNF价格换算CIF也就是说:国际商务单证员证:

CIF=CFR/[1-保险费率×(1 加成率)

实际上，如果价值不大，如2000美元以下，一般处理简单，统一收取约100元作为保险费

根据产品的不同，根据国家规定或按照客户需求、行业习惯，部分商品出口必须经过国家检验检疫局强制并出具检验证书。根据检验项目的不同分为质量证、重量证、卫生证等。

事实上，许多商品的常规检验包括质量、重量、卫生、重金属等检验项目。至于检验证书的名称，您可以根据客户的要求进行选择。也就是说，证书的内容是相同的，标题是不同的。

9、原产地证

范例如下：

船舶公司或货运公司出具的性质和格式与受益人声明相似的文件。主要用于证明货运公司在运营中符合客户要求。常见类型包括声明船龄符合要求（如15年内），声明不悬挂以色列旗（常见于中东客户要求）等。

12、出口收汇核销单

出口收汇核销单是国家外汇管理局统一分配的外汇收入申报管理单据。出口前，先收到外汇管理局，按格式填写，作为出口报关单据之一交海关，海关清关后盖章退回。收到外汇付款后，与银行收汇单一起交外汇管理局核销，然后退税。

13、出口货物报关单

出口报关时填写并提交海关。但目前，除大型外贸公司或出口企业外，许多出口商一般委托货运代理公司代理报关事宜。出口报关单一式六联：海关经营联、海关留存联、企业留存联、海关核销联、出口收汇联、出口退税联。清关后，退回收汇联和退税联。

14、信用证

以信用证为结算类型的，银行将在信用证发放并抵达出口商（信用证受益人）的银行后发出通知，并将信用证交给出口商。下一章将讨论信用证的具体操作。

此外，在实践中偶然会看到其他文件，如：

海关发票是出口商应进口商海关要求出具的文件。其基本内容与普通商业发票相似。其格式一般由进口国海关统一制定和取，主要用于进口国海关统计、核实原产地、核实进口商品价格的构成等。其格式可在海关网站上下载。例如，加拿大海关

进口国驻出口国领事出具的特别印刷发票。该发票证明了出口货物的细节，用于防止进口国低价倾销外国货物，并可作为计算进口税的依据，帮助货物顺利通过进口国海关。领事馆在出具领事发票时，一般应根据进口货物的价值收取一定的费用。这种发票主要由拉丁美洲国家使用。

汇票（Draft）

汇票是指出票人根据约定的付款期限（即期或远期）向指定受款人支付一定金额的指示。一般出现在信用证操作中，银行提供空白票据，出口商填写，付款人签字确认付款。

在了解了这些文件知识后，我们对外贸有了明确的过程概念：

1、在外贸谈判的早期阶段，制作报价、交易参考或客户申请进口许可证的发票。

2、交易确认后，制定外贸合同。

3、准备交货时，制作商业发票、装箱单、核销单、报关单、申请商检放行单等报关出口。

4、报关后，海关退还核销单、报关单收汇联、核销联等。

5、交货后，获得三证三副提单。

6、制作、申请、整理客户需要的全套文件，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证等。

7、凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销退税。

无论是否操作信用证，文件都更为重要。外贸文件通常是一套完整的，即根据客户的要求，相关文件作为一套，用于交付、转售和付款。文件生产的基本原则是文件一致，文件一致，即文件生产符合信用证要求（在信用证操作中），同一组文件在同一栏内容一致。例如，货物的数量应在发票、包装单或其他文件的数量栏中一致，包括计量单位；提单中显示标志（印在货物包装箱上的标志符号），发票中不能显示N/M(无标头)。

发票（INVOICE）日期一般早于所有文件；

产地证（C/O、FORMA）提单日期不迟于发票日期；

等于或晚于提单日；

汇票（DRAFT）日期应晚于提单、发票等文件，但不得晚于L/C的效期。

单据制作应从一开始就养成良好习惯。按照老外贸业务员的做法，交易确定以后，及时为交易归档，预先按照单据栏目整理出填制内容，如客户名址、货物品名描述等。具体制单的时候，直接调用即可，避免了临时打字的拼写错误可能。根据这个原理，市面上也出现了各种外贸制单软件，可预先输入资料，按照单证类别自动生成。

除了制单人的错误外，由于外贸过程中有很多环节，不同部门的操作难免会出现错误或情况变化造成的错误。例如，原装运100箱，也根据这个数量进行了商业检查和报关，但在实际装运中发现仓库记录错误，实际装运量只有98箱，或在装卸过程中损坏2箱。对于这种情况，可以根据情况灵活处理。信用证下的操作完全依赖于信用证订单；非信用证，根据文件交付的不同对象。因此，它可以分为错误和分组处理两种方式。所谓的错误是错误的，即虽然与实际情况不一致，但仍按照事先约定的条件制作订单，因此批准的影响应与客户协商解决。例如，在货物短缺的情况下，仍然按照所有的文件进行修复。这在信用证的错误处理中很常见，我们将在以下信用证章中解释。

所谓分套处理，就是根据单证交付对象的不同，分别制作内容不同的单证。比如在报关数量和金额与实际有误差的情形下，给海关的单证按照原报关资料，给客户的单证则按照实际的数量和金额缮制。如果提单上的数量与报关数量一致，则可略微调整单价，在总数量不变的情况下减少总金额，使之符合实际收取的货款。此外，因为报关等失误，导致实际收汇和报关金额不一致，会影响核销。一般的做法，在数额差别不大，比如2000美金以内，仍可以核销。亦可截长补智囊，把多收的钱弥补其他少收的钱，把帐目做平。最后，还有一个低级错误级错误，文件丢失了。

二、文件遗失事故的处理

文件的丢失可能是由于出口商不同意文件的生产和保管，也可能是由于文件在邮政或快递公司的转移过程中丢失的。目前，我国对邮政和快递公司丢失文件的赔偿制度还不完善，一般以邮资的几倍计算。外贸文件的特殊性使得赔偿金额无论如何都不好。因此，当类似的事情发生时，调查责任并没有什么意义，关键是依靠自己来弥补。

首先要防患于未然，在企业内部建立相对清晰的文件制作和传递积累。如果销售人员自己修理和保管文件，应注意归档管理。老销售人员喜欢在交易建立后制作客户档案，并列出所需的文件、处理时间和文件收集记录。这是一个很好的经验。如果公司有专门的文件员，不仅文件员应该有自己的记录簿，还应该与销售人员建立文件交接登记簿，以避免转移过程中的真空缺失。

复印一份所有文件，以防出错时与原单进行比较。

文件丢失后，应在第一时间处理。自行准备的发票装箱单应立即补发。属于国家机构或者第三方出具的，应当及时通知出具人并办理补发手续。详细如下：

1、丢失报关单据

如果发票和其他文件在报关前丢失，请尝试重新发放并快递给报关代理人。如果是长期合作的报关代理人，不妨提前留下几份签名空白发票单，以便报关代理人在紧急情况下帮助填写。这在外贸操作中更为常见。但这样做的风险很大，有可能报关代理人私下用来伪造文件。报关单遗失的，必须立即向外汇管理局报告遗失的报关单，报关声明无效，然后出具另一份报关单。海关出具的报关单遗失的，可以书面向海关申请补充签字，并附有相关证明材料。经海关批准后，可以补充签字。海关应当在证明联合会和核销联合会上注明补充签字，并按照规定收取费用。

2、提单的遗失

提单丢失后，可以通过货运代理或电子放电（收货人不需要原提单，通过货运代理电报指示）的形式解决。但处理起来更困难，不同的船舶公司有不同的规定，通常取决于与出口商的关系。因为补充提单对货运代理有很大的风险，如果有假冒或其他纠纷----例如，出口商恶意欺诈，将原提单交给客户或银行后，谎称丢失，以扣留货物----货代很难脱离干系。特别是，如果是记名提单（即提单上限制具体提货人），只要提货人证明其身份，但如果是指示提单（即提单上没有指定收货人，这将在本书后面的货运章节中详细货运章节中详细解释）。如果货运代理信任发货人，发货人通常可以通过保函解决（所有责任由发货人承担）；如果不熟悉，货运代理通常要求提供相当于价值或双倍的保证金，甚至一年。这将是一个沉重的负担。

有一个例子：

交付快递公司后，发货人提单，发货人要求放电。船舶公司要求发货人先提供丢失声明，然后向公安局报告。取得报告登记后，在船舶公司指定的出版物上声明提单无效，最后支付200%的价值保证金。最后，在买卖双方的合作下，由于提货人的良好声誉，船舶公司最终许可免交保证金，但这一过程也耗时费力。提单一般为三对。因此，除非客户要求全套提单，否则尽量保留原提单，避免丢失风险。

3、遗失或修改原产地证书